Powszechnie mówi się, że łańcuch jest tak mocny, jak jego najsłabsze ogniwo. To samo stwierdzenie można zastosować do zespołu, czyli zbioru osób pracujących nad wspólnym projektem.
Na przestrzeni lat przeprowadzono wiele badań wokół koncepcji pracy zespołowej, a najbardziej znane korzyści obejmują m.in.:
– Większą kreatywność
– Rozszerzone perspektywy
– Zwiększoną produktywność czy
– Większą pewność siebie poszczególnych członków grupy.
Od dawna wiadomo, że nawet najbardziej utalentowana osoba osiąga znacznie więcej pracując w zespole niż w pojedynkę. Jednak współpraca zespołowa może również stanowić wiele wyzwań, zwłaszcza gdy cele są niejasne, kiedy jest brak zaangażowania lub istnieją różnice talentów w grupie, gdy członkowie zespołu nie wspierają się nawzajem i są bardziej zainteresowani indywidualnym sukcesem niż zbiorowym. Problemy technologiczne mogą również prowadzić do słabych wyników i generować wysoki poziom stresu w zespole.
Moja nieodległa rozmawa z Eweliną Grabowską, Gold Manager w Polskiej firmie Livioon działającej w systemie MLM potwierdziła, że telecommuting jest kluczem do efektywnej pracy zespołowej i większej produktywności.
Budowanie zespołów w systemie MLM (Multi Level Marketing) obecnie cieszy się wielką popularnością na świecie. Rozwijanie własnego biznesu w tym systemie stwarza świetną okazję do kreowania pasywnego dochodu poprzez rozwijanie i zarządzanie zespołami, głównie zdalnie.
Ewelina mieszka w Warszawie, a jej zespołowi liderzy, z którymi współpracuje na co dzień, mieszkają głównie na Pomorzu i w Województwie Świętokrzyskim.
Na pytanie jak pracuje Ewelina odpowiedziała, że od wybuchu pandemii jej praca jest wykonywana głównie online, ale zdarza się, że pracje z dowolnego miejsca, nie tylko z domu. Ma e-mail w telefonie, co zapewnia jej większą elastyczność, oczywiście czasami musi spędzać więcej czasu na dużym ekranie, wtedy odpala laptop dla wygody.
Wizją Eweliny jest “kreowanie lepszego życia poprzez tworzenie i rozwijanie zespołów opartych na innowacyjnych trendach technologicznych”. Osiągniecie tej wizji wymaga ścisłej współpracy z ludźmi na różnych poziomach hierarchii w firmie Livioon jaki i z członkami zespołu, który buduje, i którym zarządza z dowolnego miejsca.
‘’Piękno współpracy zespołowej online polega na możliwości prowadzenia spotkań, szkoleń i prezentacji za pośrednictwem dostępnych platform, takich jak Zoom, Messenger lub StreamYard z dowolnego miejsca na ziemi. Pracuję z domu, restauracji, kawiarni lub różnych miejsc w Polsce, zdarzyło mi się również pracowac na Wyspach Zielonego Przylądka. Praca zdalna daje mi kontrolę o każdej porze dnia i nocy, ułatwiając zarządzanie obrotami i dochodami oraz pomoc ludziom w zespole na różnych poziomach’’ – Ewelina Grabowska.
Jaki jest więc sekret sukcesu stojącego za efektywną współpracą zdalną?
Zdalna współpraca może być wyzwaniem więc jasno określone cele i oczekiwania, zaufanie i komunikacja, a także dostep do niezawodnej technologii jest tym, czego potrzebujesz, aby odnieść sukces niezależnie od tego czy pracujesz w sektorze kosmetycznym, branży technologicznej czy zarządzasz zdalnymi zespołami MLM.
USTAL JASNE OCZEKIWANIA
Twoim głównym celem jest stworzenie wydajnych i produktywnych zespołów ludzi, którzy dobrze ze sobą współpracują bez zbytniego Twojego nadzoru. Upewnij się, że jasno określiłeś swoje oczekiwania od pierwszego dnia.
Członkowie zespołu powinni wiedzieć, że:
– Istnieją wspólne cele i wspólna wizja
– Istnieje kultura wzajemnego doceniania
– Pomoc i obsługa techniczna są dostępne
– Każdy jest odpowiedzialny przed zespołem
– Wielkie osiągnięcia są możliwe tylko wtedy, gdy wspeiramy się i współpracujemy ze sobą.
EFEKTYWNA TELEKOMUNIKACJA
Jesteś dobrym menedżerem i świetnym liderem, dbasz o swój zespół i na pewno nie chcesz nikogo zostawiać z pytaniami bez odpowiedzi. Istnieje wiele narzędzi komunikacyjnych, których możesz użyć do pracy zdalnej. Może to być wideo, audio, czat i e-mail. Ustal hierarchię komunikacyjną i poinformuj o tym swój zespół.
Uważam, że wideo jest najważniejszym nośnikiem komunikacji zespołowej, a następnie audio, czat i e-mail. Wideo sprawia, że rozmowy są bardziej naturalne, a jeśli chcesz przekazać informacje szybko i skutecznie, powinien to być Twój pierwszy wybór. Jeśli masz niewielki budżet to możesz używać Skype lub Zoom do wideokonferencji, ale jeśli możesz pozwolić sobie na wiekszy wydatek, to wybierz Microsoft Teams.
Jeżeli z jakiegoś powodu nie możesz odbyć wideokonferencji ze swoim zespołem, a komunikacja jest pilna, wykonaj połączenie telefoniczne i jednocześnie korzystaj z aplikacji OneNote.
OneNote firmy Microsoft to jedna z najlepszych aplikacji do robienia notatek. Pozwala robić odręczne notatki i konwertować je później na tekst komputerowy. Możesz podkreślić to, co ważne, dodać rysunki, diagramy, strzałki i wiele więcej. Łatwo jest pobrać zawartość z dowolnego miejsca, nawet jeśli jesteś offline. Możesz rozpocząć swoje myśli na laptopie i zakończyć na telefonie, a następnie podzielić się nimi ze swoim zespołem. Najważniejsze jest to, że program OneNote utrzymuje notatki w tajemnicy, ponieważ poszczególne karty w notesie można szyfrować hasłem.
Czat stwarza doskonałą okazję do bieżącej komunikacji z zespołem w nieformalny i przyjazny sposób. Regularne rozmowy o takich rzeczach jak Netflix, rodzina, gotowanie, ulubione książki, filmy itp. pomagają w budowaniu relacji.
ZAUFANIE I ELASTYCZNOŚĆ
Pamiętaj, że członkowie Twojego zdalnego zespołu pracują z dowolnego miejsca (tak samo jak Ty) i mogą być zaangażowani w inne czynności, więc bądź elastyczny. Miej zaufanie do swojego zespołu, ale pamiętaj, że ważne jest, aby śledzić ich wysiłek. Musisz być w stanie zmierzyć, ile czasu poświęcają na zadanie i jakie wyniki uzyskują, gdy wykonują tę konkretną pracę. Clockify to świetny program do śledzenia czasu, który pozwala Tobie i Twojemu zespołowi śledzić godziny pracy w różnych projektach.
Podsumowanie
Zdalna współpraca jest wyzwaniem, ale jeśli ustalisz jasne oczekiwania, zaufasz swojemu zespołowi, korzystasz z efektywnej komunikacji oraz masz dostęp do niezawodnej technologii, Twój zespół konsultantów, projektantów, architektów lub inżynierów może skutecznie współpracować, nawet jeśli są rozproszeni po całym kraju lub świecie.
Znaczenie efektywnej pracy zespołowej jest nie do przecenienia bo razem możemy więcej!
Kamila Zołotar BA (Hons) MSc MCIM
