Świat biznesu się zmienił, a wpływ na tą zmianę w ogromym stopniu miała panedmia, ale to już wiemy! Globalni dostawcy rozwiązań biznesowych takich jak Quickbooks (QB) podkreślają dwa istotne, po-pandemiczne trendy w świecie globalnego biznesu:
1. Rozpoczęła się era lockdownowych start-upów – w ubiegłym roku liczba start-upów wzrosła o 14%.
2. Takie po-pandemiczne start-upy działają w zupełnie nowy sposób – po szczegóły zapraszam do kontaktu.
W szybko zmieniającym się świecie gdzie cyfryzacja nie jest już wyborem, a wymogiem, zaawansowane technologicznie oprogramowanie księgowe jest niezbędnym elementem wydajnego i udanego biznesu. Dlaczego? Ponieważ:
– pomaga mieć oko na przychody, wydatki, faktury i inne dane finansowe (takie jak pozycja finansowa czy płynność finansowa),
– jest przydatne w podejmowaniu decyzji finansowych i analizie budżetu,
– zapewnia doskonałe narzędzie do cięcia kosztów,
– pozwala również zaoszczedzić czas, a czas to pieniądz!
Czyż nie udawadnia to, że zaawansowane technologicznie oprogramowanie księgowe jest podstawowym narzędziem, którego potrzebuje dziś Twoja firma? Myślę, że tak!
Ale dlaczego o tym w ogóle wspominam?
Z dniem 1 kwietnia b.r. cyfryzacja podatku (Making Tax Digital) stała się absolutnym wymogiem dla firm zarejstrowanych na VAT w Wielkiej Brytanii, a więc dobór odpowiedniego oprogramowania księgowego ma kluczowe znaczenie.
W tej kwestji poradziłam się Ewy Prokop, wykwalifikowanej i licencjonowanej księgowej, AAT (Association of Accounting Technicians). Ewa prowadzi firmę TAXLINC, która specjalizuje się w małych i średnich firmach działających jako sole traders, partnerships lub limited companies, i dostarcza usługi z zakresu accounts i tax returns, VAT, payroll oraz Capital Gains Tax. Ewa jest również certyfikowanym advisorem dla Quickbooks i Xero, a wkrótce również dla innych rozwiązań księgowych.
Cyfryzacja podatku? O co w tym chodzi?
“Making Tax Digital (MTD) już objęte są firmy zarejestrowane na VAT, a od 2024 zostanie rozszerzony o Income Tax Self Assessment (ITSA) dla osób samo zatrudnionych i landlordów, których dochód (qualifying income) jest wyższy niż £10,000 rocznie. Cyfryzacja podatku oznacza konieczność wysyłania kwartalnych rozliczń do HMRC za pomocą programu księgowego, który jest kompatybilny z interfejsem HMRC.” – Ewa.
Odpowiednie rozwiązanie ma znaczenie – a dlaczego QB skoro na rynku jest wiele innych oprogramowań księgowych?
“QB to świetny program ułatwiający funkcjonowanie i biznesom, i księgowym. Automatyzacja i cyfryzacja są nieuniknione i QB doskonale za tym podąża. Poza tym korzystanie z odpowedniego oprogramowania księgowego zapewnia oszczędność czasu, ponieważ wprowadzanie niektórych danych może być zautomatyzowane. Ponadto QB umożliwia integrację z innymi systemami jak payroll software lub platformy e-commerce lub platformy płatnicze, jak PayPal, GoCardLess itp.” – Ewa
W czasach, gdy środowisko biznesowe zmienia się nieustannie i niemal z dnia na dzień potrzebne jest rozwiązanie elastyczne oraz strategia długoterminowa. QB jest ciągle ewoluującym programem. Deweloperzy nieustannine pracują nad usprawnieniem i ulepszeniem doświadczenia użytkownika. Ostatnie nowości dotyczą zwłaszcza raportowania – cash flow planner, budżet, ale także ustawień przypomnień do faktur sprzedażowych.” – Ewa
Pamiętaj, że aby wsperać rozwój będziesz potrzebować czegoś, co jest szybkie, dokładne, wygodne i godne zaufania. „Potrzebujesz pakietu w zależności od potrzeb biznesu, dla self-employed będzie to prosty pakiet czy też dla firm bardziej zaawansowany z możliwością rejestru transakcji w innych walutach czy też zarządzaniem projektami.” – Ewa.
Na co musiesz zwrócic szczególną uwagę i jakie pytania powinieneś sobie zadać przy doborze oprogramowania księgowego:
- Czy takie rozwiązanie będzie się rozwijać wraz z moją firmą?
Większość właścicieli firm szuka na początku standardowego pakietu, czyli takiego, który pozwali na swobodę aktualizacji i rozwoju wraz ze wzrostem potrzeb w miarę upływu czasu.
Ta decyzja będzie obowiązywać długo po zakupie i instalacji oprogramowania, dlatego powinna wspierać kierunek, w którym zmierza Twoja firma.
2. Czy istnieje wsparcie techniczne, na które moge liczyć?
Takie wsparcie jest bardzo ważnie i nie tylko w procesie zakupu i instalacji. Większość systemów oprogramowania księgowego oferuje 30 dni bezpłatnego wsparcia, dlatego decydując się na dane rozwiązanie warto również przyjrzeć się dalszym pakietom wsparcia.
Nie chcesz przecież zmieżyc się z trudnościami w godzinach pracy i z brakiem wsparcia w ich rozwiązaniu.
3. Czy moge wprowadzić ograniczenia i bezpieczeństwo cennych informacji przed dostaniem sie w niepowołane rece?
Zastanów się, ile osób będzie potrzebowało dostępu do systemu księgowego w Twojej firmie i czy pewne ograniczenia będą musiały dotyczyć tych pracowników.
Świat online jest pełen hakerów i wirusów, a ponieważ większość oprogramowania księgowego jest online, ważne jest, aby informacje w systemie były bezpieczne!
4. Czy oprogramowanie pomoże mi w zarządzaniu innymi aspektami działalności?
Zastanów się, co jest ważne dla Ciebie i potrzeb Twojej firmy:
– być może środowisko bez papieru jest dla Ciebie koniecznością ponieważ wspierasz zrównoważony rozwój, więc znalezienie oprogramowania księgowego, które może zarządzać dokumentami lub ma wbudowany proces przepływu pracy, zapewni Twojej firmie zorganizowaną strukturę.
5. Czy oprogramowanie będzie kompatybilne z obecnym systemem?
Upewnij się, że sprawdziłeś wszystkie wymagania przed dokonaniem zakupu, ponieważ jeżeli program nie jest kompatybilny z innymi systemami wówczas oprogramowanie nie będzie działać poprawnie.
6. Nie mam umiejętności w prowadzeniu oprogramowanie księgowego czy to stworzy wiele problemów z jego prowadzeniem?
Przejrzystość i łatwość w obsłudze jest niewątpliwie jedną z podstawowych kwestii. „Każdy taki program księgowy ma swoje Directory ceryfikowanych advisorów gdzie można wyszukać księgowego Upewnij się, ze Twój księgowy jest certyfikowanym advisorem dla Twojego rozwiązania, na pewno ułatwi Ci to pracę z danym programem” – Ewa.
Mam nadzieję, że znalazłeś tutaj ciekawe informacje, ale w razie dodatkowych pytań wiesz gdzie mnie znaleźć.
Kamila BA (Hons) MSc MCIM
